2007年，上大开始实施SAP HR系统。当时某咨询公司也已经将上大SAP HR系统实施完了，但在具体使用过程中出现了很多问题，最主要的问题是SAP HR系统所采用的工资人事管理不能适应事业单位的人事管理。
事业单位的人事管理和企业的人事管理有非常大的区别，事业单位人员的类别、职级都很复杂，学校里面有两套职级：专业职级和行政职务，工资发放时，一个员工可能同时满足两条线的条件，按照哪一条线发放工资在SAP HR系统中就不能很好地设置。另外还有补工资的问题，国家发文调整工资时，肯定是从一月份开始的，而SAP HR系统中的工资调整是不能倒推的，因此补工资时还需要手工做工资，先把调整当月的工资补上，再把1月份到工资调整当月之间的月份应补的补上。
另一方面，在SAP HR系统中录入教工数据也很复杂。每位新进老师报到后，师资科员工要在SAP HR中录入30多页的信息，而且不接受导入。上大每年新进600位老师，师资科员工的工作量异常复杂。同时，这30多页的资料只有每一页输入完成后，才能进入下一页，而系统需要的一些必填信息新进的老师根本就没有提供，没法录。为此，上大和该咨询公司有过沟通，但咨询公司认为：调研的时候是你们确认需要这些信息的，现在又拿不到，是与咨询公司没有关系的。
这些问题出现的原因，是在该咨询公司进行需求调研时，上大信息办没有深入参与。为解决这些问题，上大信息办参加了一整年人事处关于人事系统的改造会议，会议的内容就是梳理SAP HR的数据录入流程，同时实现单一数据来源的要求。上大信息办连同人事处采取了倒推的方式来梳理流程：每位老师有30页的信息要输入系统，是因为在前一环节没有信息化系统，新进老师提供的都是纸质材料。那么为什么要让师资科员工来录入这些信息呢？每年上大招聘600人，报名的有3000人，报名的审核过程是怎么样做的呢？也是手工输入3000份材料，然后一个个审核。上大信息办认为不能从这个位置解决SAP HR的信息录入问题，就继续往更前面的环节推。最后，形成的方案是，录入信息的工作应该让这3000个应聘者在报名过程中自己来做，并告之应聘者这些信息填写不完整者将丧失应聘资格，应聘者肯定会非常认真地填写。从这个流程开始，上大把SAP HR系统一直提到了招聘入口，从招聘的审核开始，这也等于推翻了原有系统。
在SAP HR系统数据录入流程理顺之后，应聘者应聘时在上大招聘系统中录入信息，数据录入分前台和后台，前台web页面录入的数据是预处理数据，并不直接进入SAP HR系统中，SAP HR需要的数据都让应聘者在这里全部输入进去。然后是部门审核，确定哪些人有面试资格，这部分审核是在上大在SAP上开发的portal中进行。经过审核、面试，应聘者的资料一直流转到上海大学人事委员会这一级截止。在人事处专管招聘的部门审核通过以后，应聘者就应聘成功了。然后，签合同在网上进行，合同的文本在网上可以直接生成。此时，应聘者的信息正式进入SAP HR系统中。当应聘人员正式成为上大员工时，SAP HR系统就对这名员工进行各种复杂的管理，包括入职、起薪、转正等，这些工作都可以通过设置条件自动管理。
将SAP HR系统一直前置到招聘入口还给人事处带来了另一个好处：控制各个部门每年的招聘人数。比如说一个部门今年有两个招聘名额，但想招五个人，这时人事处就可以通过限制这个部门招聘广告的发布数量来控制招聘人数。如果想多招人，就需要向人事处申请。
SAP HR系统的运用很大地改变了上大人事系统的工作流程。之前当一个老师职务变更后，师资科的工作是把老师的变化输到系统中，劳资科负责调整这位老师的工资。而现在由于工资都是通过SAP HR系统自动变化的，劳资科制定工资改变规则即可。
上海大学SAP HR系统二期又实施了校内聘任管理、年终考核管理等。SAP HR在校内聘任管理方面的表现还好，因为SAP HR中有聘任管理模块。除校内聘任外，上大还有职称的聘任管理，这个也是在SAP HR系统进行，职称聘任更加复杂，包括初级、中级和高级，当前上海大学这方面工作已经基本完成。另外，上海大学在SAP HR中实施了年终考核系统，年终考核系统的实施推动了校内其他部门的信息化建设进展，因为人事考核涉及到多个方面，包括科研情况、教学情况等。之前各个老师的科研情况、教学情况都是由老师自己来填，然后学院审核并报到人事处。SAP HR考核系统实施后，其他业务系统有的信息就可以直接调入考核系统中。但由于上大当时没有科研数据库，人事处不得不做了一个录入系统，用来录入科研信息。录了一段时间后，人事处向信息办抱怨：其他信息都能调过来，为什么只有科研信息需要手工录入。这也倒逼上大今年在SAP HR上面做了一个科研系统，由海天公司实施。科研系统的数据录入也存在一个问题，即从什么地方开始录入。根据之前梳理教工信息的经验，将科研信息的录入工作也往前置，一直提到老师申请科研经费的时候，这也保证了科研信息的准确程度，因为老师科研信息录入的准确程度关系到这个老师能否拿到科研经费。
徐伟认为，上大SAP HR系统的成功运用和上大人事处从领导到下面各个员工的配合是密不可分的。首先，上大人事处有强烈的愿望把HR系统做好，能够跟国际接轨。人事处愿意接受信息办提出的流程改造建议。另外，人事处也会主动去和主管校长来沟通流程改造过程中遇到的困难，说服主管校长同意改造流程。比如在上大开始使用电子公章时，就是人事处、信息办两个部门一起去与校办、法务部沟通。刚开始校办不同意，经过沟通，校办也认为使用电子公章是有好处的，就做出了一定的让步，每盖一个电子公章需要校办进行确定，双方都觉得这种做法很好。上大现在所有合同都是网上直接生成，校长的法人章直接打印上去。
目前为止，国内所有大学中，上海大学是第一家并且是唯一一家实施SAP系统的。通过财务系统、人事系统、科研系统等的应用，上海大学运用SAP已经比较深入，SAP的价值在上海大学也已经有了比较好的体现。上大信息办以及各业务部门的通力合作才使得SAP系统在上大成功地运用，这个案例很难在其他学校复制，因为这要看别的单位的人事部或者主管领导怎么看这个事情，另外对系统实施开发的能力要求高，即使想干也不一定干得成。
